Podatelna

Centrální podatelna Městského úřadu Hlinsko se nachází na adrese Adámkova 554, Hlinsko, v přízemí budovy a je zajišťována odborem Kancelář tajemníka. Podatelna přijímá dokumenty v analogové podobě i digitální podobě. Podatelna je zároveň i výpravnou.

Mimo  centrální podatelnu mohou přijímat dokumenty v analogové podobě, případně dokumenty vytvořené z podání nebo podnětu učiněného ústně i tzv. útvarové podatelny. Zaměstnanec odboru nebo oddělení, který dokument přijal, je odpovědný za jeho bezodkladné a řádné označení a zaevidování.

Po obdržení dokumentu v analogové podobě centrální podatelna provede kontrolu všech náležitostí, které jsou potřebné pro zpracování, tj. zejména čitelnost a úplnost podaného dokumentu. Pokud se jedná o dokument neúplný či nečitelný a podatelna je schopna určit odesílatele dokumentu a jeho kontaktní údaje, vyrozumí odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se vadu odstranit, případně podatelna není schopna určit odesílatele, úřad dokument dále nezpracovává.

Elektronická podatelna

Elektronická podatelna je součástí centrální podatelny a je určena pro příjem dokumentů v digitální podobě.

Podání dokumentu v digitální podobě lze učinit několika způsoby:  

  • prostřednictvím informačního systému datových schránek do datové schránky úřadu: k4hby3r
  • prostřednictvím e-mailové zprávy na adresu: e-podatelna@hlinsko.cz
  • osobně prostřednictvím přenosných technických nosičů dat (CD, DVD, USB flash disk) a to v místě podatelny Městského úřadu Hlinsko.

Dokumenty v digitální podobě jsou přijímány ve formátech: pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rtf, jpg, bmp, případně dalších běžně používaných formátech datových zpráv. V případě pochybností je třeba vznést dotaz na podatelnu, kde pracovníci sdělí, zda je daný formát akceptovatelný.

Elektronická podatelna provádí kontrolu všech náležitostí, které jsou potřebné pro zpracování dokumentů v digitální podobě, tj.: 

  • čitelnost, úplnost,
  • technické parametry,
  • kontrolu na přítomnost škodlivých kódů,
  • uznávaný elektronický podpis nebo uznávanou elektronickou značku, případně zda je připojeno kvalifikované časové razítko; jejich platnost,
  • zda je uvedený poskytovatel certifikačních služeb akreditovaný,
  • zda kvalifikovaný certifikát obsahuje údaje, na jejichž základě je možné osobu, která podepsala datovou zprávu, jednoznačně identifikovat, 
  • akceptované formáty přílohy.

Pokud je podatelna schopna z dokumentu v digitální podobě, včetně datové zprávy, v níž je dokument obsažen, zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, potvrdí odesílateli, že dokument byl doručen a že splňuje podmínky stanovené vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů a spisovým řádem Městského úřadu Hlinsko. 

Doručení dokumentu prostřednictvím informačního systému datových schránek se nepotvrzuje, neboť údaj o doručení generuje informační systém, z něhož jej lze získat. 

Součástí zprávy o doručení je datum a čas, kdy byl dokument v digitální podobě doručen, identifikátor dokumentu přidělený elektronickou podatelnou, uznávaný elektronický podpis pověřeného zaměstnance centrální podatelny.

Pokud podatelna zjistí, že doručený dokument v digitální podobě, včetně datové zprávy, v níž je dokument obsažen, je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky  vnímatelným způsobem, obsahuje škodlivý kód případně chybný datový formát nebo není uložen na přípustném přenosném technickém nosiči dat, a z doručeného dokumentu v digitální podobě je možné zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna neprodleně na tuto adresu odešle vyrozumění o zjištění škodlivého kódu, zjištění chybného datového formátu apod. Nepodaří-li se vadu odstranit, případně podatelna není schopna určit odesílatele, úřad dokument dále nezpracovává.

V případě dotazů týkajících se provozu podatelny se obracejte na adresu: mesto@hlinsko.cz, případně na poštovní adresu úřadu. Kontaktovat pracovníky podatelny můžete také telefonicky na telefonním čísle 469 326 111.

Adresa podatelny: 

Městský úřad Hlinsko
Adámkova 554 
539 01 Hlinsko

  
Provozní doba podatelny:      

Pondělí  7:30 - 17:00  hod
Úterý     7:30 - 14:30  hod
Středa    7:30 - 17:00  hod
Čtvrtek  7:30 - 14:30  hod
Pátek     7:30 - 14:30  hod


Městský úřad Hlinsko používá kvalifikované certifikáty České pošty, a.s. Kvalifikovaný certifikát a další informace je možné získat na adrese http://www.ica.cz/ nebo na
http://www.postsignum.cz/.

Městský úřad Hlinsko se při výkonu spisové služby řídí vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a platným spisovým řádem Městského úřadu Hlinsko.

 

Web spravuje DUOWEB.cz