Centrální podatelna Městského úřadu Hlinsko se nachází na adrese Adámkova 554, Hlinsko, v přízemí budovy a je zajišťována odborem Kancelář tajemníka. Podatelna přijímá dokumenty v analogové podobě i digitální podobě. Podatelna je zároveň i výpravnou.
Mimo centrální podatelnu mohou přijímat dokumenty v analogové podobě, případně dokumenty vytvořené z podání nebo podnětu učiněného ústně i tzv. útvarové podatelny. Zaměstnanec odboru nebo oddělení, který dokument přijal, je odpovědný za jeho bezodkladné a řádné označení a zaevidování.
Po obdržení dokumentu v analogové podobě centrální podatelna provede kontrolu všech náležitostí, které jsou potřebné pro zpracování, tj. zejména čitelnost a úplnost podaného dokumentu. Pokud se jedná o dokument neúplný či nečitelný a podatelna je schopna určit odesílatele dokumentu a jeho kontaktní údaje, vyrozumí odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se vadu odstranit, případně podatelna není schopna určit odesílatele, úřad dokument dále nezpracovává.
Elektronická podatelna
Elektronická podatelna je součástí centrální podatelny a je určena pro příjem dokumentů v digitální podobě.
Podání dokumentu v digitální podobě lze učinit několika způsoby:
- prostřednictvím informačního systému datových schránek do datové schránky úřadu: k4hby3r
- prostřednictvím e-mailové zprávy na adresu: e-podatelna@hlinsko.cz
- osobně prostřednictvím přenosného technického nosiče dat (CD), a to po předešlém ověření nepřítomnosti škodlivého kódu správcem informačního systému.
Dokumenty v digitální podobě jsou přijímány ve formátech: pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rtf, jpg, bmp, případně dalších běžně používaných formátech datových zpráv. V případě pochybností je třeba vznést dotaz na podatelnu, kde pracovníci sdělí, zda je daný formát akceptovatelný.
Elektronická podatelna provádí kontrolu všech náležitostí, které jsou potřebné pro zpracování dokumentů v digitální podobě, tj.:
- čitelnost, úplnost,
- technické parametry,
- kontrolu na přítomnost škodlivých kódů,
- uznávaný elektronický podpis nebo uznávanou elektronickou značku, případně zda je připojeno kvalifikované časové razítko; jejich platnost,
- zda je uvedený poskytovatel certifikačních služeb akreditovaný,
- zda kvalifikovaný certifikát obsahuje údaje, na jejichž základě je možné osobu, která podepsala datovou zprávu, jednoznačně identifikovat,
- akceptované formáty přílohy.
Pokud je podatelna schopna z dokumentu v digitální podobě, včetně datové zprávy, v níž je dokument obsažen, zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, potvrdí odesílateli, že dokument byl doručen a že splňuje podmínky stanovené vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů a spisovým řádem Městského úřadu Hlinsko.
Doručení dokumentu prostřednictvím informačního systému datových schránek se nepotvrzuje, neboť údaj o doručení generuje informační systém, z něhož jej lze získat.
Součástí zprávy o doručení je datum a čas, kdy byl dokument v digitální podobě doručen, identifikátor dokumentu přidělený elektronickou podatelnou, uznávaný elektronický podpis pověřeného zaměstnance centrální podatelny.
Pokud podatelna zjistí, že doručený dokument v digitální podobě, včetně datové zprávy, v níž je dokument obsažen, je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, obsahuje škodlivý kód případně chybný datový formát nebo není uložen na přípustném přenosném technickém nosiči dat, a z doručeného dokumentu v digitální podobě je možné zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna neprodleně na tuto adresu odešle vyrozumění o zjištění škodlivého kódu, zjištění chybného datového formátu apod. Nepodaří-li se vadu odstranit, případně podatelna není schopna určit odesílatele, úřad dokument dále nezpracovává.
V případě dotazů týkajících se provozu podatelny se obracejte na adresu: mesto@hlinsko.cz, případně na poštovní adresu úřadu. Kontaktovat pracovníky podatelny můžete také telefonicky na telefonním čísle 469 326 111.
Adresa podatelny:
Městský úřad Hlinsko
Adámkova 554
539 23 Hlinsko
Provozní doba podatelny:
Pondělí 7:30 - 17:00 hod
Úterý 7:30 - 14:30 hod
Středa 7:30 - 17:00 hod
Čtvrtek 7:30 - 14:30 hod
Pátek 7:30 - 14:30 hod
Městský úřad Hlinsko používá kvalifikované certifikáty České pošty, a.s. Kvalifikovaný certifikát a další informace je možné získat na adrese http://www.ica.cz/ nebo na http://www.postsignum.cz/.
Městský úřad Hlinsko se při výkonu spisové služby řídí vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a platným spisovým řádem Městského úřadu Hlinsko.
